Bedrijfsprocessen automatiseren

Met een lijst van taken die elke week terugkomen. Schrijf bij elke taak hoe vaak hij voorkomt, hoe lang hij duurt en wat er misgaat als iemand hem vergeet. Wat bovenaan eindigt, pakken we als eerste op. Die lijst kunnen we ook samen maken.

Ja. In een klein team valt het op als iemand een paar uur per week overtypt of herinneringen verstuurt. Automatisering in het mkb begint vaak met één koppeling tussen webshop en boekhouding, of met automatische herinneringen. Dat is overzichtelijk, en je merkt snel of het werkt.

Voor een groot deel. Verkoopfacturen kunnen automatisch uit je orders komen, pakketten als Moneybird en Exact Online matchen betalingen via de bankkoppeling, en inkoopfacturen kun je laten uitlezen. Wat overblijft is controleren. Overleg met je boekhouder welke grootboekrekeningen en btw-codes horen bij welke soort order, dan stellen we dat zo in.

Soms wel. Werkt een flow in Zapier, Make of Power Automate goed en is hij overzichtelijk, dan laten we hem staan. Het wordt lastig als een flow tientallen stappen krijgt, als niemand meer weet wat hij precies doet, of als fouten onopgemerkt blijven. Dan zetten we dat deel om naar code met logging.

Elke run wordt gelogd: wat er binnenkwam, wat er is gedaan en wat er misging. Bij een fout probeert de automatisering het opnieuw. Lukt dat niet, dan krijgt iemand die we vooraf afspreken een melding en komt de taak op een lijst om met de hand af te maken. Zo zie je altijd welke orders of facturen nog niet verwerkt zijn.

Een beetje. Waar ze eerst overtypten, controleren ze nu. Daarom betrekken we de mensen die het werk doen vanaf het begin. Zij weten waar de uitzonderingen zitten, en die bepalen of een automatisering in de praktijk werkt.